Edward A. Kelly
Secrétaire-trésorier général
54e Congrès, Association internationale des pompiers
Nous voici donc réunis au 54e Congrès de l’Association internationale des pompiers à Seattle (Washington). Je vous remercie de m’avoir permis de vous servir en tant que secrétaire-trésorier général. C’est un honneur de vous servir à ce titre au cours du centenaire de notre grand syndicat international. Alors que nous nous remémorons tout ce que l’AIP a accompli durant les 100 dernières années pour la progression de notre mission et la protection sociale de ceux confiés à nos soins, pensons aussi à l’avenir.
J’ai commencé mon mandat le 17 septembre 2016, et mon personnel et moi nous sommes mis rapidement au travail. Tout ça, c’est grâce à l’environnement professionnel du quartier général de l’AIP qui promeut le dur labeur. De plus, j’apprécie la supervision chaleureuse et sincère fournie par le président général Harold Schaitberger et par le Conseil exécutif tout entier.
Alors que d’autres syndicats et mouvements syndicaux subissent un déclin général du nombre de membres, notre AIP a continué de croître pour atteindre plus de 313 000 membres. Nous sommes constamment à la recherche de solutions innovantes aux difficultés que nos affiliés doivent surmonter, que ce soit aux États-Unis ou au Canada.
Les élections de l’AIP de 2016 ont débouché sur le changement le plus important en 50 ans au niveau de la direction parmi nos membres du Conseil exécutif, c’est pourquoi, alors que nous définissons une orientation pour l’avenir, nous nous fions à la direction et à l’expérience reconnue du président général Schaitberger et aux vastes expériences et talents de nos 16 vice-présidents de district.
Les vice-présidents de district sont responsables d’assurer que nos membres des associations des municipalités, des États et des provinces ont accès aux services et aux outils qui leur permettent de réussir alors que nous nous préparons à un autre siècle en tant que syndicat fort et puissant. J’apprécie à leur juste valeur leur volonté de servir leurs districts respectifs avec dignité et respect tout en offrant l’occasion d’apprendre de leurs connaissances et de leurs expériences.
Mon objectif est de continuer à fournir aux membres la supervision, la transparence et les efforts assidus qui sont attendus et exigés dans l’exercice de mes fonctions. Ce qui suit est un aperçu des progrès continus de chaque département supervisé par le Bureau du secrétaire-trésorier général.
Finances
Le Bureau du secrétaire-trésorier général est responsable de la gestion du budget annuel de 67 millions de dollars de l’AIP. Cela a pu être réalisé en obtenant des subventions additionnelles et d’autres sources non liées à la capitation ainsi qu’en augmentant le nombre de membres par des initiatives d’implantation syndicale. Nous avons continué d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques pour assurer le plus haut niveau d’équilibre financier et de transparence.
Chaque année, les trois syndics élus de l’AIP retiennent les services d’un cabinet de vérificateurs pour mener un examen de nos registres et processus comptables. La vérification comporte l’examen des éléments de preuve, l’appui des montants et des informations à fournir dans nos documents financiers, l’évaluation de nos contrôles internes et de la présentation générale des états financiers, et l’examen de toutes nos subventions du gouvernement fédéral. La totalité de la vérification est supervisée par le Conseil de fiducie.
Lorsque la vérification est terminée, un rapport est présenté au Conseil exécutif de l’AIP par les syndics et les représentants du cabinet de vérificateurs. Nous sommes bien contents de rapporter que nous continuons de recevoir un bilan de santé impeccable sans constatations négatives. Les rapports de vérification de 2016 et de 2017 sont disponibles ici même sur le site Web du Congrès. Je tiens à remercier les syndics suivants : Alex Forrest, syndic de la Région 1, représentant le Canada; Mark Ouellette, syndic de la Région 2, représentant l’est des États-Unis; et Tony Mejia, syndic de la Région 3, représentant l’ouest des États-Unis. Ces chefs travaillent sans relâche pour assurer que la sécurité financière et la transparence soient maintenues pour notre pérennité.
Une partie de la préparation du budget annuel nécessite d’identifier des éléments dans le budget où nous pouvons économiser de l’argent pour nos membres. Les budgets de fonctionnement auront des marges d’erreur plus étroites avec les coûts de fonctionnement à la hausse et l’augmentation des tensions inflationnistes.
Le 1er juillet 2017, nous avons effectué la transition de l’AIP vers un régime d’assurance-maladie autofinancé avec United Healthcare, économisant ainsi 800 000 $ comparé à ce que nous aurions payé avec la Fiducie d’assurance-maladie (Health Insurance Trust) de la FAT-COI. Ce montant comprend les frais administratifs supplémentaires découlant du régime autofinancé. Conjointement à cet effort, le Département des ressources humaines a signé un contrat de trois ans avec UNUM pour une assurance-vie temporaire de groupe. Encore une fois, la couverture offerte à nos employés et à nos retraités est la même ou meilleure à un coût réduit. Nous économiserons à peu près 12 000 $ par an.
Bien que nous affiliés ne puissent pas utiliser de carte de crédit ou de débit pour payer la capitation à l’AIP conformément à notre constitution et nos règlements administratifs, nous fournissons un service en ligne qui facilite le paiement de la cotisation sans aucuns frais à l’affilié ou à l’Association internationale. J’ai le plaisir d’annoncer que depuis le lancement du Programme d’enrôlement automatique pour la capitation ce sont 1 600 affiliés qui participent actuellement, et presque 40 % des revenus de la capitation proviennent de cette nouvelle méthode innovante.
De plus, nous avons identifié une tendance dans les factures de capitation qui posent problème dans la gestion de nos finances, et, par extension, dans l’offre de programmes et d’avantages sociaux à nos membres. Au courant des six dernières années, entre 10 et 15 % de nos factures de capitation mensuelles sont payées plus de 45 jours au-delà de la date d’émission de la facture. Une résolution est présentée lors de ce Congrès pour une prise en considération quant au changement de notre politique pour le paiement des recettes de la capitation dans notre document de constitution et de règlements administratifs à un cycle de 30/60/90 jours. Notre proposition définit une période de 30 jours depuis la date d’émission de la facture pour qu’elle soit considérée comme étant payée à temps et permet 60 jours de plus pour que le paiement soit reçu avant que le paiement ne soit considéré comme étant en souffrance. Si la facture n’est pas payée sous 90 jours, le membre affilié sera considéré comme étant en souffrance et sera mis sous suspension involontaire.
Nous sommes très enthousiastes puisque la nouvelle plateforme du Système actif de gestion des adhésions (SAGA) de l’AIP est en ligne depuis avril 2018. Au courant de l’année dernière, le SAGA de l’AIP est passé de conception à réalisation et est maintenant disponible pour tous nos affiliés aux États-Unis et au Canada. Nous espérons que cette plateforme fournira le nec plus ultra en gestion administrative de syndicat pour chaque affilié de l’AIP. La plateforme du SAGA de l’AIP fournira aux sections locales un système de pointe pour qu’elles puissent se connecter, collecter des fonds et communiquer avec leurs membres.
Maintenir des bases financières saines ne s’effectue pas seulement en réduisant les dépenses. Nous devons aussi mettre des fonds de côté pour nous aider à traverser les périodes difficiles que nous pourrions traverser et affecter des ressources pour faire des investissements stratégiques à l’avenir. Alors que nous disséquions notre budget et analysions notre structure financière en fonction du contexte économique, nous avons fortement ressenti que nous réserves avaient besoin d’un coup de pouce pour nous assurer que nous avons toujours un minimum de quatre mois de dépenses d’exploitation sous la main et un maximum de six mois de dépenses, si ce maximum est atteint alors cette disposition prendra fin. Il y a une résolution à prendre en considération lors du Congrès visant à allouer un flux de rentrées à la finance de nos réserves. Cette résolution cherche à prélever les fonds affectés à la rénovation du Monument commémoratif aux pompiers qui prendra fin à l’exercice de 2019 et donc à dédier les 21 cents de capitation au financement de nos réserves. Économiser alors que nous sommes dans un bon environnement économique avec des fonds qui n’alourdit pas le fardeau de nos membres permet au Conseil exécutif d’être proactif plus que réactif face aux menaces à venir. Plus important encore, l’utilisation de ces fonds nécessitera une action du Conseil exécutif.
Alors que nous examinions la caisse de retraite des employés et du personnel, l’approche était de nous assurer de protéger des avantages sociaux spécifiques pour nos employés tout en allégeant le fardeau sur notre budget de fonctionnement. Je suis assez content des résultats d’une décision précoce d’engager Jennifer Mink et son équipe d’Investment Performance Services (IPS) en tant que consultants pour la caisse de retraite. Notre caisse de retraite pour les employés a généré 14,5 % de déductions faites de frais au cours de l’année dernière estimée à 26 990 595 $. Le personnel a aussi eu de bons résultats. Il a généré 12,5 % de déductions faites de frais pour 64 031 532 $. La différence entre les retombées de la caisse découle de la caisse du personnel qui fournit dorénavant 250 000 $ par trimestre en paiement aux bénéficiaires. En mettant en place une stratégie d’investissement financièrement solide et en participant à la surveillance du rendement régulier, les économies sur le budget de fonctionnement ont atteint les 1 million pour l’exercice de 2018.
Lorsque nous avons apporté des changements à la gestion de la caisse de retraite, nous avons aussi revu notre relation avec notre banque dépositaire et renégocié une structure de frais modifiée. Avec nos caisses de retraite avoisinant une valeur combinée de 100 millions de dollars, l’AIP aurait payé 90 000 $ en droits de garde conformément au contrat précédent. Selon le nouveau contrat de l’exercice 2018, nous prévoyons de payer approximativement 16 000 $ et nous nous attendons par la suite à des économies d’au moins 70 000 $ par an. En prenant en considération les additions mentionnées ici et les initiatives que nous avons ajoutées au budget de 2018, nous offrons plus de 2,5 millions de dollars d’économies aux membres de l’AIP.
Adhésions
Comme la plupart des syndicats, l’AIP compte sur le maintien de dossiers précis sur les membres individuels et les organismes affiliés pour réussir. Le personnel de l’AIP travaille minutieusement à maintenir les dossiers d’adhésion de milliers de personnes, dont les membres actifs et ceux à la retraite, les anciens membres et plus de 3 300 affiliés. Les employés sont toujours enthousiastes à aider avec des questions ou des préoccupations des dirigeants des municipalités, des États et des provinces.
Le maintien de la sécurité et de la confidentialité de la base de données des adhésions est d’une importance capitale. Nos membres seront soulagés de savoir que des politiques strictes sont en œuvre pour protéger leurs données, et que nous ne vendons ni ne transférons pas les listes d’adhésion à des vendeurs n’ayant aucun rapport avec nous.
Nous explorons continuellement chaque occasion d’améliorer le fonctionnement des départements de la finance et des adhésions, que ce soit par de nouveaux systèmes ou des processus améliorés. Notre objectif est de continuer à fournir le plus haut niveau de soutien possible à l’AIP et à ses membres.
Ressources humaines
Le secrétaire-trésorier général dirige le Département des ressources humaines de l’AIP et répond aux besoins du syndicat en établissant et en maintenant des partenariats durables avec tous les gestionnaires et les départements de l’AIP. Le Département des ressources humaines s’est engagé à progresser dans les besoins du syndicat en servant de moyen de défense pour assurer que les politiques soient pertinentes et conformes, en intégrant des pratiques exemplaires et en conservant les membres du personnel clef qui sont au courant des préoccupations auxquelles le syndicat et son personnel font face. Le Département des ressources humaines met en place, administre et surveille les systèmes opérationnels qui ont des répercussions à tous les niveaux de la gestion du capital humain, notamment la gestion des relations avec les employés et les relations de travail, la gestion et l’administration des avantages sociaux, le recrutement et la gestion des talents et les Systèmes de renseignements sur les ressources humaines.
Courant 2016, l’AIP a effectué une transition vers un nouveau conseiller en financement pour le régime 401(k), RBC Gestion de patrimoine. Le service offert par RBC est bien meilleur que celui que nous recevions du conseiller en financement précédent, que ce soit pour l’organisation ou nos employés. RBC organise au moins quatre séminaires à l’attention des employés avec de forts taux de participation, et quatre réunions extrêmement détaillées avec les syndics du régime 401(k). Grâce à ces efforts, les frais payés par les participants au régime de Nationwide Financial et pour les conseils en financement ont chuté de près de 20 points de base. Avec RBC, nous avons introduit un éventail de fonds supplémentaires à faible coût pour nos participants au régime. De plus, nous avons ajouté une option au régime 401(k) où les participants peuvent choisir une gestion active et professionnelle de leur portefeuille.
Fin 2017, après une recherche poussée et un processus d’évaluation, nous avons remplacé notre système de rémunération/de ressources humaines géré par ADP WorkForce Now par Dayforce de Meridian qui offre un système complet de gestion du capital humain. La nouvelle suite combine les ressources humaines, le service de la paie, l’administration des avantages sociaux, le recrutement et l’accueil et l’intégration des nouveaux employés. Dayforce nous a aussi permis de regrouper nos employés et nos retraités canadiens sur la même plateforme. Nous avons simplifié nos processus internes quant à la gestion des renseignements relatifs aux ressources humaines et amélioré les comptes rendus et les analyses. Le portail des employés et des gestionnaires de Dayforce, qui propose aussi une application mobile, est une fonctionnalité qui représente une amélioration de taille comparé à ADP. Le coût annuel pour Dayforce est un peu plus abordable qu’ADP.
Le Département des ressources humaines de l’AIP cherche à soutenir le perfectionnement des gestionnaires et des employés. Le capital humain est l’atout le plus important d’une organisation et le moteur responsable de son succès. Les programmes sont conçus pour coordonner les efforts de recrutement, pour fournir une orientation au nouveau personnel, pour gérer le processus de recrutement en s’associant avec des gestionnaires d’embauche, pour mettre en place des systèmes de rendement et d’évaluation du rendement, pour fournir une planification de carrière, et des programmes de relève et de perfectionnement du personnel. Le Département administre des programmes d’avantages sociaux destinés à tous les employés, notamment l’assurance-maladie, l’assurance vie, des programmes de retraite et des avantages sociaux volontaires. Le Département élabore des politiques et des procédures et assure que la négociation collective de l’AIP et du Syndicat international des employés professionnels et de bureau de la section locale 2 et les lois et les règlements du fédéral ainsi que du district fédéral de Columbia soient respectées.
Alors que nous contemplons nos 100 ans de progrès, il est important de reconnaître les objectifs de la mission de l’AIP, qui est de protéger son prochain avec la même ténacité, détermination désintéressée et le même attachement au devoir dont chaque pompier tombé a fait preuve, la volonté de tout donner.
Soyez vous, soyez forts, soyez pompiers!